Những khoản chi phí khi đầu tư máy sấy – Tính đúng tổng vốn trước khi chốt máy

Những khoản chi phí khi đầu tư máy sấy không chỉ có tiền mua máy. Chủ cơ sở còn cần tính phần đưa máy về xưởng, chuẩn bị chỗ lắp, chạy thử và mua nguyên liệu để bắt đầu làm hàng. Nếu dồn hết tiền vào thiết bị, đến lúc máy sẵn sàng lại có thể thiếu tiền cho những việc này.

Cách tính dễ nhất là nhìn từ xưởng của bạn: đã có gì dùng được, còn thiếu gì và khoản nào phải trả trước khi bán được hàng. Không phải cơ sở nào cũng cần mua thêm như nhau, cũng không phải máy nào có giá thấp hơn thì tổng tiền bỏ ra sẽ ít hơn.

Ngoài tiền mua máy sấy, cần chuẩn bị thêm tiền gì?

Trước hết, hãy xem giá được báo gồm những gì. Máy đã có đủ khay, xe đẩy khay và phụ kiện cần dùng chưa? Giá đã có VAT, tiền vận chuyển, bốc dỡ và lắp đặt chưa? Có nơi báo riêng từng phần, có nơi gộp thành một gói. Chỉ nên so sánh khi đã biết mỗi bên sẽ giao và làm những việc nào.

Chẳng hạn, xe chở máy đến cổng xưởng chưa có nghĩa là máy đã được đưa vào đúng chỗ lắp. Nếu phải thuê xe nâng hoặc tháo dỡ lối vào để đưa máy qua, cần biết trước ai lo và ai trả tiền. Những việc nhỏ trên báo giá có thể thành khoản phải chi ngay khi giao hàng.

Bạn cũng nên xem lại các công đoạn trước và sau khi sấy. Tùy sản phẩm, có thể cần dụng cụ rửa, cắt, bàn sơ chế, cân, máy hàn miệng túi hoặc chỗ bảo quản. Phần nào đang có và vẫn dùng tốt thì tận dụng; chỉ tính tiền mua thêm phần còn thiếu. Khoản nào đã nằm trong giá trọn gói thì không cộng lại.

Xưởng đang có dùng được đến đâu?

Trước khi đặt máy, nên nhờ bên bán kiểm tra chỗ lắp và nguồn điện. Có xưởng chỉ cần bố trí lại vị trí, nhưng cũng có nơi phải đi thêm dây điện, lắp thiết bị bảo vệ hoặc sửa nền. Nên xác định phần cần làm trước khi máy về, thay vì đợi giao máy mới tìm thợ.

Tùy loại máy, bạn có thể phải chuẩn bị thêm chỗ cấp nhiên liệu, đường thoát khí hoặc thông gió. Không phải hệ thống sấy nào cũng chỉ dùng điện, và không phải hệ thống nào cũng cần các phần này. Bên bán cần nói rõ máy bạn chọn cần gì, phần nào họ làm và phần nào cơ sở tự chuẩn bị.

Đừng chỉ đo xem máy có vừa chỗ đặt hay không. Còn phải có lối đưa máy vào, chỗ mở cửa, đẩy khay và đi lại khi làm việc. Nếu xưởng đã đáp ứng được, không cần tính lại toàn bộ tiền xây dựng hay làm mới hệ thống điện.

Chạy thử cũng cần tiền, nhưng phải giúp bạn hiểu cách làm hàng

Trước khi sản xuất, bạn có thể cần dành nguyên liệu, tiền điện hoặc nhiên liệu và thời gian của người làm để thử máy. Hãy thống nhất trước với bên bán khoản nào đã được hỗ trợ, khoản nào cơ sở phải lo.

Một mẻ thử có ích không chỉ cho thấy máy chạy được. Nó cần giúp bạn biết nguyên liệu của mình xếp được bao nhiêu, mất bao lâu để sấy, sản phẩm ra có màu, mùi và độ khô phù hợp không. Nên dùng nguyên liệu và cách sơ chế gần với lúc làm hàng thật; nếu thử một kiểu rồi sản xuất một kiểu khác, kết quả sẽ khó dùng để tính toán.

Bạn nên ghi lại lượng nguyên liệu đưa vào, lượng sản phẩm lấy ra, thời gian sấy và lượng điện hoặc nhiên liệu đã dùng. Đồng thời xem người làm cần bao lâu để chuẩn bị, xếp khay, lấy hàng và vệ sinh. Những ghi chép này giúp ước tính tiền và thời gian cho các mẻ sau, thay vì chỉ dựa vào thông số giới thiệu máy.

Có một điểm dễ nhầm: nguyên liệu sau sấy nhẹ đi chủ yếu vì đã bớt nước, không có nghĩa phần chênh lệch đều là hàng hỏng. Cần xem riêng phần bị loại vì cháy, khô không đều hoặc không đúng yêu cầu bán hàng. Phần bỏ đi khi gọt, cắt trước khi sấy cũng nên ghi riêng để biết nguyên liệu mất ở công đoạn nào.

Mỗi kg hàng sấy tốn bao nhiêu tiền?

Muốn biết làm ra một kg hàng sấy tốn bao nhiêu, không thể chỉ nhìn tiền điện. Còn có tiền nguyên liệu, tiền công, túi hoặc hộp đóng gói. Về lâu dài, tiền thuê chỗ sản xuất, bảo dưỡng, sửa chữa và thay máy khi hết thời gian sử dụng cũng cần được tính vào giá bán.

Với tiền điện, cách dễ hiểu là lấy tiền điện thực dùng cho một mẻ chia cho số kg hàng sấy của mẻ đó đủ chất lượng để bán. Nếu máy dùng nhiên liệu thì tính phần nhiên liệu tương tự. Đây mới chỉ là tiền năng lượng cho mỗi kg, chưa phải toàn bộ chi phí làm hàng.

Không nên lấy số kW ghi trên máy nhân với toàn bộ thời gian sấy rồi coi đó là tiền điện chắc chắn phải trả. Các bộ phận có thể không chạy hết công suất liên tục. Số điện đo được trong mẻ, cùng đơn giá điện đang áp dụng, sẽ có ích hơn; cũng cần biết phép đo đã gồm các thiết bị chạy kèm hay chưa.

Không cần đợi bán hết hàng mới tính được khoản này. Bạn đang tính tiền làm ra sản phẩm, còn khi nào khách trả tiền là việc cần xem riêng. Nếu mẻ thử bị hỏng toàn bộ, hãy ghi nhận số tiền đã mất và tìm nguyên nhân, không dùng mẻ đó để tính chi phí cho một kg hàng bán được.

Đừng dùng hết tiền trước khi có đơn hàng trả tiền

Máy đã lắp xong vẫn cần tiền để hoạt động. Bạn phải mua nguyên liệu, chuẩn bị bao bì, trả người làm và thanh toán điện hoặc nhiên liệu. Nếu khách chưa trả tiền mà đã đến lúc làm mẻ tiếp theo, cơ sở vẫn cần có tiền để mua tiếp nguyên liệu.

Ví dụ, nếu khách nhận hàng rồi mới thanh toán sau một thời gian, bạn cần tính xem trong lúc chờ sẽ phải trả những khoản gì. Nếu mua nguyên liệu theo mùa và trữ để làm dần, tiền cần chuẩn bị còn phụ thuộc lượng mua và thời gian giữ hàng. Không thể lấy một tỷ lệ cố định của giá máy để áp cho mọi cơ sở.

Bạn có thể ghi đơn giản theo từng tuần: phải trả khoản gì, khoảng bao nhiêu, ngày nào có tiền khách đặt cọc hoặc thanh toán. Nhìn vào khoảng thời gian chưa thu được tiền hàng sẽ biết cần giữ lại tiền cho việc gì. Nên tính cả trường hợp bán chậm hoặc khách trả muộn, thay vì chỉ tính theo tình huống thuận lợi nhất.

Chọn máy lớn hơn cũng cần cân nhắc khả năng mua nguyên liệu và bán hàng, không chỉ chỗ đặt máy. Nếu chưa rõ nên chọn cỡ nào, bạn có thể xem thêm bài máy sấy bao nhiêu kg phù hợp để đầu tư. Máy phù hợp là máy đáp ứng lượng hàng bạn có thể làm và tiêu thụ, không phải cứ lớn nhất trong số tiền hiện có là tốt nhất.

Trước khi chốt mua, hỏi rõ những gì?

Để không phải hỏi đi hỏi lại, bạn có thể nhờ bên bán ghi rõ các điểm sau trong báo giá hoặc hợp đồng:

• Tổng tiền phải trả là bao nhiêu? Đã gồm VAT, khay và phụ kiện, vận chuyển, bốc dỡ, lắp đặt chưa?
• Cơ sở cần chuẩn bị gì trước ngày giao máy? Ai lo phần điện, mặt bằng và các kết nối cần thiết?
• Chạy thử và hướng dẫn sử dụng được thực hiện thế nào? Ai lo nguyên liệu, tiền năng lượng và người làm; dựa vào đâu để đánh giá sản phẩm sau thử?
• Thanh toán và bảo hành ra sao? Khi nào phải trả từng đợt, bảo hành gồm những việc gì và trường hợp nào phải trả thêm phí?

Khi đã có câu trả lời, gom lại tiền mua máy, tiền bổ sung cho xưởng, tiền thử và tiền cần giữ để làm hàng. Khoản nào chưa rõ thì hỏi lại hoặc để riêng một khoản chờ xác nhận, không coi như bằng không. Như vậy, bạn sẽ biết mình có thể bắt đầu sản xuất với số tiền đang có hay cần điều chỉnh lựa chọn.

Nếu cần trao đổi phương án máy sấy SUNSAY, bạn có thể gửi cho Kỹ Nghệ Xanh Việt Nam loại nguyên liệu, lượng muốn làm mỗi ngày, yêu cầu sản phẩm và hình ảnh chỗ lắp máy. Cho biết thêm những thiết bị đang có sẽ giúp xác định phần thực sự cần bổ sung. Điều quan trọng là chọn được máy phù hợp mà vẫn còn đủ tiền để đưa máy vào làm hàng.