Nguyên tắc xây dựng mục tiêu SMART GOLD của KNXer

Nguyên tắc xây dựng mục tiêu SMART GOLD của KNXer. Vậy nguyên tắc SMART là gì? Tại sao bạn nên sử dụng? SMART Đó là nguyên tắc “THÔNG MINH” giúp bạn định hình và nắm giữ được mục đích của chính mình trong tương lai. Bạn sẽ biết được khả năng của chính mình rất có thể làm được gì và lập kế hoạch cụ thể cho chúng. Bạn luôn ám ảnh và có động lực mỗi ngày, bạn luôn tập trung để thu hút sự thành công cho mục tiêu của mình.

Nguyên tắc SMART GOLD KNXer
Nguyên tắc SMART GOLD KNXer

5 Tiêu chí trong nguyên tắc xây dựng mục tiêu SMART

S.M.A.R.T là tên viết tắt các chữ đầu của 5 bước.

Và để có một mục đích thông minh thì khi đặt mục đích bạn phải hội đủ 5 thành phần sau .

S – Specific : Cụ thể, dễ hiểu.
M – Measurable : Đo lường được
A – Attainable : Có thể đạt được
R – Relevant : Thực tế
T – Time-Bound : Giờ giấc hoàn thành

S.M.A.R.T là tên viết tắt của các chữ đầu 5 bước:

S – Specific: Cụ thể, dễ hiểu

Một mục đích thông minh trước tiên phải được xác định một cách cụ thể, rõ ràng. Mục tiêu càng rõ ràng, càng cụ thể, càng chứng minh khả năng đạt được càng cao.

Một trong các cách mà người ta tận dụng để xác định một mục tiêu cụ thể là tưởng tượng về chúng. Chẳng hạn, mục đích của bạn trong 10 năm tới là mua một ngôi nhà để ổn định cuốc sống gia đình lâu dài, nhưng ngôi nhà này chưa đủ cụ thể và rõ ràng.

Bạn hãy nhắm mắt lại, hình dung ra ngôi nhà tôi đang ở sẽ:

  • Nằm ở đâu?
  • Quy mô sẽ lớn như thế nào?
  • Màu nhà được sơn màu gì?
  • Có bao nhiêu phòng?
  • Những vật dụng bố trí trong phòng gồm những thứ gì?
  • Xung quanh ngôi nhà sẽ có thiết kế như thế nào?

Bạn càng hình dung ra rõ ràng ý định của bản thân, bạn càng sẽ biết chính xác những gì bạn cần làm tiếp theo để đạt được nó.

M – Measurable: Đo lường được

Nghĩa là mọi ý định phải được gắn liền với những con số. Nguyên tắc Smart chắc chắn tham vọng của bạn có sức nặng, cụ thể là có thể cân, đo, đong, đếm được. Chúng ta biết được chính xác những gì mình cần đạt được là những gì, bao nhiêu. Chúng ta không thể đánh giá khi chúng ta không thể đo lường hay định lượng được.

Chẳng hạn, bạn muốn có một nguồn thu ổn định, thì “ổn định” với đối với bản thân bạn là như thế nào? Có thể là thu nhập của bạn là 20 triệu đồng/ tháng.

Những con số cụ thể, xác định được mà bạn đặt ra cho mình sẽ giúp bạn ghi được vào trong tâm trí. Tạo thành đòn bẩy thúc đẩy tinh thần, động lực của bạn lên cao để nỗ lực hết mình đạt được điều mình muốn và đã nhìn thấy.

Còn nếu không, không những bạn không tạo cho mình niềm hy vọng cháy bỏng để tập trung vào mục tiêu, mà còn cảm thấy chán nản, không được động viên, vô định và dẫn đến dễ bỏ cuộc.

A – Atainable: Tính khả thi

Bạn Nguyễn Văn An, là nhân viên kinh doanh mới, bạn vừa ra trường và được nhận vào làm việc ở vị trí kinh doanh. Trước yêu cầu công việc, bạn An đưa ra mục tiêu doanh số 1 năm của mình là 20 tỷ cho năm làm việc đầu tiên của mình. Bạn An hoàn toàn có thể nhận thấy rằng đó thực sự là ý định không dễ thực hiện một chút nào phải không?

Hay bạn Trần Văn Bê là kỹ sư cơ khí chế tạo máy vừa mới tốt nghiệp và được nhân vào phòng thiết kế. Khi xây dựng tầm nhìn và mục tiêu cá nhân, bạn Bê đưa ra mục tiêu sau 1 năm bạn có thể trở thành chỉ huy dự án công trình lớn trên 10 tỷ đồng. Mục tiêu đó thật sự có khả khi với bạn Bê hay không?

Tính khả thi cũng là một yếu tố rất quan trọng khi ta đưa ra một mục tiêu. Nghĩa là chúng ta phải suy nghĩ về khả năng bản thân trước khi đề ra một chỉ tiêu quá xa vời còn nếu không muốn bỏ cuộc giữa chừng. Nhưng như vậy không có ý nghĩa là bạn chỉ lập cho mình một mục tiêu đơn giản và dễ dàng, đơn giản dễ dàng quá sẽ làm cho bạn không cảm thấy thích thú và được thách thức.

Mục tiêu cần dựa trên năng lực và lộ trình phát triển về khả năng. Bạn nên đặt mục tiêu xa tầm với hơn 1 chút cho từng khung thời gian để mình luôn có khả năng phấn đầu và nổ lực để tốt hơn 1% mỗi ngày., sau 1 năm 365 ngày bạn sẽ phát triển hơn 37 lần sau với trước đây 1 năm.

R – Realistic: Tính thực tế

Ý định bạn thiết kế cho mình cũng không nên quá xa vời so với thực tế. Bạn hoàn toàn có thể áp dụng đủ các nguồn lực của mình để đảm bảo chúng sẽ đi đến nơi cần phải đến. Để làm được điều này, chúng ta hãy ngồi tính toán xem khả năng, vật chất, quỹ thời gian, nguồn lực hỗ trợ…xem có thực hiện được ý định hay không.

Tôi từng nghe một người bạn tôi trong một phút ngẫu hứng, nói rằng cô ấy đề ra quyết tâm sẽ đi du lịch vòng quanh Trung Quốc trong năm. Tôi trông đợi được xem những bức ảnh đất nước Trung Hoa xinh đẹp đến những giây phút cuối năm nhưng mà chẳng thấy đâu cả. Đơn giản dễ dàng vì cô ấy chẳng thể đi du lịch vì kinh phí quá lớn trong khi tài chính của cô thì quá hạn chế. Cô ấy đã không lường trước những khoản tiền lớn với giá vận chuyển, ăn uống.

T – Time bound: Cài đặt khung thời gian

Giống như một cuộc hẹn, bất cứ một mục tiêu lớn nhỏ nào cũng cần được định hướng một thời gian cụ thể, xác định để thực hiện. Nó tạo cho bạn một cột mốc định hướng thời điểm bạn bước lên đỉnh chiến thắng. Trong quá trình thực thi, ta biết được đang đi đến đâu trong cuộc hành trình và kịp thời chấn chỉnh mức độ phấn đấu.

Sau khi nắm nắm được nguyên tắc smart là gì ta hãy đi đến những ví dụ cụ thể để hiểu rõ hơn nhé.

Một vài ví dụ về lập mục tiêu SMART

  • Tôi sẽ cống hiến xây công ty và trở thành nhân viên xuất sắc vào năm 25 tuổi
  • 3 năm nữa, thu nhập mỗi năm của tôi ít nhất là 200 triệu đồng/năm.
  • Tôi sẽ đọc ít nhất 1 quyển sách/ tháng để phát triển bản thân
  • Mỗi tuần tôi sẽ làm thêm 1 công việc mới
  • Mỗi năm tôi sẽ nghiên cứu và thiết kế thêm ít nhất 5 sản phẩm mới.

Ý nghĩa của nguyên tắc SMART

Từ định nghĩa nguyên tắc SMART là gì? Chúng ta có 5 từ đại diện với 5 ý nghĩa đặc biệt đưa ra quyết định đến việc xác định mục tiêu cũng như quản trị giờ giấc lý tưởng cho bạn. Cụ thể:

5 tiêu chí trong nguyên tắc xây dựng mục tiêu SMART
5 tiêu chí trong nguyên tắc xây dựng mục tiêu SMART

Các bước vận dụng nguyên tắc SMART

Định hình ý định của bạn: Dựa vào các tiêu chí như đã phân tích, bạn tiến hành định hướng mục đích cho mình. Nên nhớ mọi mục tiêu phải có tính khả thi và được hạn chế khung thời gian hoàn thành cũng như quy định thành tựu cụ thể nhé!

Viết mục đích đó ra giấy: Một trong những cách tạo động lực cho bản thân hữu hiệu nhất là viết hết những gì mình muốn thực hiện trong thời gian tới ra giấy theo thứ tự ưu ái (theo mô hình sắp xếp thứ tự ưu tiên các mục tiêu Cần/Quan Trọng/Cấp thiết/không cấp thiết) , đặt trên bàn, dán nơi bàn làm việc hoặc bất cứ đâu bạn có thể nhìn thấy hàng ngày nhất. Cách làm này sẽ khiến bạn luôn nghĩ đến những ý định cụ thể và thôi thúc, quyết tâm hiện thực nó mỗi ngày.

Tạo dựng kế hoạch chi tiết để thực hiện mục tiêu: Đó là việc chia nhỏ ý định ra bằng cách định hướng xem mỗi ngày/ tuần/ tháng/ quý/ năm bạn cần phải làm gì, tức định hướng con đường bạn sẽ đi bao xa để rút ngắn thời gian và khoảng cách đạt được mục tiêu.

Từ đó, bạn sẽ có cho mình một kế hoạch cụ thể cho từng ngày làm việc. Lưu ý: Phải định kỳ kiểm tra những ý định nhỏ đó để biết được mình đã đi được chừng nào (tức đạt được bao nhiêu % kế hoạch) và còn phải tiếp tục trong bao lâu nữa để về đích. Tốt nhất nên lập nên sơ đồ phân tích công việc diễn ra với tần suất nhiều để biết được việc gì cần làm trước, việc gì làm sau, việc gì có ảnh hưởng và cần làm ngay, làm gấp,…để có sự phân chia thời gian và thực hiện các hành động cho hợp lý lý. (Theo mô hình giáo sư và cái hộp chứa những quả bóng)

Nguyên tắc SMART trong nghệ thuật quản lý khung thời gian

Dựa vào nguyên tắc SMART, các nhà quản trị nhân sự sẽ rà soát ra cách quản lý khoảng thời gian của nhân viên một cách tốt nhất, hiệu quả nhất. Tức là, cũng chừng đó quỹ thời gian của một ngày/ tuần/ tháng/ năm, họ luôn biết tối ưu toàn bộ thời gian của từng nhân viên để phát huy tối đa năng lực của bộ máy nhân sự.

Theo những nhà chuyên môn và nhà lãnh đạo công ty đạt kết quả tốt, cách quản trị giờ giấc hiệu quả nhất thường được nhìn nhận từ 2 khía cạnh: người quản lý và nhân viên. Hầu hết cả người chủ công ty và nhân viên đều luôn cảm thấy thiếu khung thời gian và quá tải công việc. Tại sao vậy?

Thông thường, mức độ quá tải công việc phụ thuộc vào quy mô công ty, ngành nghề làm việc và số lượng nhiệm vụ cần hoàn thành. Giải pháp cho việc này là hầu hết doanh nghiệp, kể cả người chủ, đều phải luôn làm thêm giờ, còn có thể phải làm rất nhiều tiếng trong một ngày để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này là không phù hợp bởi họ đã “lấy cắp đi quỹ thời gian nghỉ ngơi, giải trí cho bản thân, gia đình và bạn bè”. Vậy, làm gì để khắc phục điều đó?

Nguyên tắc SMART trong quản lý mục tiêu công việc
Nguyên tắc SMART trong quản lý mục tiêu công việc

Đối với người lãnh đạo

Phải biết cách tạo dựng kế hoạch, phân bổ và điều tiết thực hiện công việc cụ thể, thích hợp và hiệu quả theo quy trình: xây dựng hệ thống, công đoạn hoạt động – xây dựng ngay đội ngũ kế cận – phân quyền cho nhân viên cụ thể.

Khi nhà quản lý đặt niềm tin vào cấp dưới, người được giao việc và lùi lại phía sau để nhân viên chủ động thực hiện mục tiêu sẽ hỗ trợ tham vọng có mục tiêu hoàn thành công việc nhanh và tốt hơn của nhân sự. Khi đó, hiệu quả hoạt động của công ty chính là hiệu quả hoạt động của đội ngũ nhân viên.

Đối với nhân viên

Mỗi ngày chúng ta đều có thời gian làm việc hạn chế và như nhau, để tối ưu triệt để giờ giấc làm việc nhằm đạt hiệu quả công việc cao nhất, nhân viên phải tự định hướng được tham vọng của mình và biết lồng ghép tham vọng cá nhân với tham vọng của công ty để lên kế hoạch cụ thể cho bản thân. Dựa theo nguyên tắc SMART, nhà quản lý nên hướng dẫn nhân viên xây dựng tầm nhìn và mục đích phù hợp, sau đó cùng bàn luận và thống nhất dựa trên tham vọng chung.

Với cùng một quỹ thời gian như nhau, việc tận dụng khung thời gian sao cho hiệu quả không nằm ở chỗ bạn có bao nhiêu quỹ thời gian để làm công việc đó, mà chính là bạn tận dụng bao nhiêu thời gian để hoàn thành chúng thông qua phương pháp tiếp cận, triển khai công việc ra làm sao để đạt hiệu quả cao nhất.

Dưới góc độ của một nhà quản trị nhân sự, muốn sử dụng thời gian của chính bản thân mình một cách tốt nhất, thứ nhất, bạn phải nhận định được năng lực hoạt động của chính mình dựa trên phân tích những điểm mạnh, điểm yếu đối với yêu cầu công việc mà bạn đang đảm nhiệm; từ đó biết được mình nguyện ước gì trong công việc ở hiện tại và tương lai để đặt ra cho bản thân những tham vọng cụ thể để hướng tới.

Cách dễ nhất để viết các mục tiêu thông minh

Khi viết các ý định SMART, hãy chuẩn bị để hỏi bản thân và các thành viên khác trong nhóm rất nhiều câu hỏi. Các câu đáp lời sẽ hỗ trợ điều chỉnh chiến lược của bạn, đảm bảo các ý định là thứ thực sự rất có thể đạt được. Mặc dù bạn nên thực tế nhất có thể, điều quan trọng là tiếp cận việc viết các mục tiêu SMART với một thái độ tích cực. Rốt cuộc, đây là điều mà bạn muốn đạt được.

Khi bạn đã định hướng mục đích SMART của bản thân mình, điều cần thiết là phải lập ra 1 file quản lý mục tiêu để đạt được kế hoạch. Để giúp thực hiện kế hoạch này, công cụ file quản lý cho phép bạn xây dựng kế hoạch, theo dõi, quản lý, tự động và báo cáo về các tham vọng mục tiêu cụ thể của bạn trong khung thời gian thực.

Đặt mục tiêu cho kế hoạch công việc
Đặt mục tiêu cho kế hoạch công việc

Thêm vào đó, các nhà lãnh đạo quản trị bản kế hoạch bậc nhất dựa vào Smart để giúp sắp xếp đúng người, đúng nguồn lựa với sự ưu tiên phù hợp và lịch trình cụ thể để hoàn thành công việc. sử dụng Smart để tạo các yếu tố kế hoạch nhất quán, tăng tốc độ và cải thiện sự cộng tác với các tùy chọn hoàn toàn có thể mở rộng phù hợp với sở thích công việc cá nhân. Giữ cho bản thân và nhóm của bạn làm việc có trách nhiệm, có động lực, có tính cam kết và biết được mình đang ở đâu và cần làm gì trong hành trình chinh mục tiêu tầm nhìn/mục tiêu.

Ví dụ về các mục tiêu SMART

Sau đây là hai ví dụ về các tham vọng lúc đầu chúng tôi sẽ sử dụng để thực hiện công đoạn này:

  • Tôi muốn hoàn thành một bản kế hoạch công việc.
  • Tôi muốn cải thiện hiệu suất làm việc của bản thân mình.

Đây là một cách tiếp cận điển hình để tạo ra các tham vọng, nhưng cả hai đều rất mơ hồ. bằng cách diễn đạt hiện tại, các ý định có thể sẽ không đạt được. Các tuyên bố thiếu chi tiết cụ thể, khoảng thời gian, động lực và kiểm tra thực tế.

Bây giờ, hãy tận dụng công thức tham vọng SMART để làm rõ cả hai và tạo mục đích mới và cải thiện.

Mục đích 1: Tôi muốn hoàn thành một bản kế hoạch công việc

Công ty chúng ta đang phát triên quy mô với thiều thành viên mới ở những vị trí công việc khác nhau. Tuy nhiên, các vị trí làm việc cần có sự phối hợp nhịp  nhàng và các công việc cần được hoàn thành đúng thời gian và đạt mục tiêu đề ra. Tôi muốn, các vị trí văn phòng cần phải thực hiện 1 file quản lý kế hoạch công việc cụ thể và hoàn thành trong quý 1 này.

  • Cụ thể: File kế hoạch cho mỗi vị trí văn phòng.
  • Đo lường: Mỗi vị trí 1 file, quản lý online để vị trí quản lý hoặc phối hợp có thể check được kế hoạch nhằm sắp xếp công việc hợp lý.
  • Khả thi: rất khả thi vì đây là hoạt động bình thường ở những doanh nghiệp hoạt động hiệu quả và chuyên nghiệp.
  • Thực tế: Nếu không có bảng kế hoạch, mọi người sẽ không phối hợp với nhau tốt được. Hiệu quả làm việc kém, sẽ phát sinh rất nhiều vấn đề. Rất cần thiết trong công việc.
  • Giới hạn thời gian: hoàn thành trong quý 1, bắt đầu quý 2 sử dụng.
Tôi muốn cải thiện hiệu suất công việc của chính bản thân mình
Tôi muốn cải thiện hiệu suất công việc của chính bản thân mình

Mục tiêu 2: Tôi muốn cải thiện hiệu suất công việc của chính bản thân mình

Tôi làm việc ở vị trí bán hàng và thường xuyên phải làm việc với khách hàng nhưng hiệu quả chuyển đổi lại rất thấp, khách hàng thường không cảm thấy tin tưởng tôi và doanh số của tôi rất thấp.

Tôi muốn cải thiện kỹ năng và hiệu suất công việc của mình bằng cách mỗi tuần tôi sẽ hợp thêm ít nhất 2 kỹ năng bán hàng qua các kênh dạy kỹ năng online và chuyển đổi thành áp dụng thực tế cho công việc, ngoài ra tôi sẽ học thuộc kiến thức về sản phẩm và chuyển đổi tính năng thành lợi ích khách hàng nhân được. Tôi mong muốn đạt được doanh số bán hàng là 2 tỷ trong quý tiếp theo.

  • Cụ thể: Cải thiện hiệu quả chuyển đỏi khách hàng bằng việc am hiểu sản phẩm và tăng kỹ năng bán hàng.
  • Đo lường được: Mỗi tuần học thêm ít nhất 2 kỹ năng và chuyển đồi thành hành động trong bán hàng.
  • Có thể đạt được: Kênh dạy kỹ năng bán hàng online rất nhiều.
  • Thực tế: Đã lựa chọn con đường bán hàng, kỹ năng bán hàng và phát triển bản thân mỗi ngày là việc cần phải hành động thường xuyên và liên tục.
  • Hạn chế thời gian: Phải đạt doanh số quý 2 nếu không sẽ bị dừng công việc bán hàng.

Tại sao tại Kỹ Nghệ Xanh lại gọi là SMART GOLD?

Ngoài mục đích giúp các KNXer chuyển đổi mục đích lớn của vị trí đảm nhận trở thành những đầu công việc nhỏ hàng hàng, dễ dàng thực sắp xếp và thực hiện được bằng nguyên tắc SMART. Để đảm bảo, KNXer cảm nhận rằng, việc xây dựng kế hoạch và báo cáo công việc cần chủ động, phải thực hiện vì đóng góp cho mục đích phát triển công việc cá nhân và mục tiêu công ty.

Để mục tiêu được ứng dụng mạnh mẻ hơn, GOLD là những câu hỏi cần phải đặt ra thường xuyên trong suốt quá trình thực hiện SMART. Các câu hỏi gồm:

  • Mục tiêu như vậy đã SMART chưa?
  • Tại sao bạn cần đạt được mục tiêu trên?
  • Nếu không đạt được mục tiêu trên bạn & đội nhóm sẽ phải trả giá những gì?
  • Nếu đạt được mục tiêu trên bạn & đội nhóm sẽ đạt được thành công thế nào?

Trong quá trình xây dựng mục tiêu và báo cáo, các câu hỏi trên luôn xuất hiện giúp cho chúng ta ứng dụng được các quy luật vũ trụ:

  • Trạng trái ám ảnh mục tiêu, mục tiêu xuất hiện với tần suất lớn hơn trong tâm trí chúng ta. Giúp chúng ta phải đạt được mục tiêu.
  • Tự kỹ ám thị mục tiêu: khi suy nghĩ nhiều về 1 vấn đề và cho phép chúng ta tin tưởng sẽ đạt được nó. Chúng ta sẽ có nguồn năng lượng mới và tích cực cho công việc muốn làm.
  • Luật hấp dẫn vũ trụ: khi chúng ta gửi tín hiệu vào vũ trụ, vũ trụ sẽ hiểu bạn đang cần nó và bạn sẽ đón nhận được nó trong tương lai.
  • Quy luật tập trung: tập trung vào cái gì, cái đó sẽ nở ra, sẽ có những kết quả tốt hơn.

Rút ngọn nguyên tắc SMART trong bảng kế hoạch và báo cáo công việc

Trong nguyên tắc SMART, khi xây dựng chúng ta vẫn thực hiện đúng nguyên tắc SMART. Tuy nhiên, có 2 nguyên tắc là tính khả thi và thực tế sẽ do mỗi vị trí tự đánh giá và 2 thông số này sẽ được rút gọn trên bảng kế hoạch. Ngoài ra, bảng KH&BC còn phải thể hiện nhiều mục tiêu chính/mục tiêu con nên nội dung xây dựng như sau:

1 File duy nhất gồm 2 sheet: 1 Sheet mô tả công việc, 1 sheet ghi nhân công việc. Trong đó:

Sheet mô tả công việc:

  • Các nhóm công việc
  • Các công việc chính phụ trách

Sheet ghi nhận công việc:

  • Thời gian: ngày/tháng/năm
  • Công việc chính phụ trách
  • Mô tả công việc chi tiết
  • Dự kiến khối lượng thực hiện
  • Dự kiến thời gian hoàn thành
  • Kết quả thực tế khối lượng đạt được
  • Kết quả thực tế thời gian thực hiện
  • Tự đánh giá sao

Các nguyên tắc SMART được ghi nhận lên KH&BC

Nguyên tắc CỤ THỂ

  • Các công việc chính được liệt kê: Cụ thể những mục tiêu chính
  • Mô tả công việc cần thực hiện: chi tiết và rõ ràng những mục tiêu con được triển khai.

Nguyên tắc định ĐỊNH LƯỢNG

  • Kế hoạch công việc cần xác định được khối lượng hoàn thành và thời gian hoàn thành được công việc cần làm.
  • Thực tế khối lượng và thời gian thực hiện thực tế so với kế hoạch như thế nào?

Nguyên tắc THỜI GIAN đã có trong cột thời gian, người thực hiện chỉ cần bố trí công việc trong khung thời gian phù hợp.

Các bài học để làm việc thông minh hơn

  • Phân tích điểm mạnh và điểm yếu SWOT
  • Nguyên tắc xây dựng mục tiêu SMART GOLD
  • Chọn việc quan trọng để làm.
  • Nguyên tắc 80-20
  • Nguyên tắc chiếc hộp và những quả bóng.
  • Nguyên tắc làm việc quả cà chua.
  • Không làm để hiệu quả cao hơn.

Chúc bạn áp dụng nguyên tắc SMART GOLD có kết quả trong công việc và cuộc sống thường ngày.

Càng rõ ràng, mọi việc càng dễ dàng thực hiện

Càng tập trung kết quả càng tốt hơn

Chúc các bạn thành công!

Bạn thấy bài viết này hay chứ?

Hãy để lại đánh giá 5 sao để kích lệ chúng tôi

Average rating 5 / 5. Vote count: 2

No votes so far! Be the first to rate this post.

Cảm ơn bạn đã đánh giá bài viết

Theo dõi Techmart Việt Nam trên các mạng xã hội khác